Pendahuluan & Prinsip Dasar
Selamat datang di EsensiHub (selanjutnya disebut "Kami", "EsensiHub", atau "Platform"). Kami adalah platform perangkat lunak pihak ketiga independen yang dirancang murni sebagai sarana bantu operasional digital sekolah (guru, siswa, dan orang tua) untuk mempermudah pencatatan kehadiran presensi kelas, penugasan belajar, dan pembukuan nilai secara mandiri.
EsensiHub bukan merupakan perpanjangan tangan instansi pemerintah dan tidak mengelola database kependudukan nasional. Kebijakan Privasi ini disusun sebagai wujud komitmen kami dalam menjaga transparansi, rasa aman, dan perlindungan privasi bagi seluruh pengguna dengan berpegang teguh pada prinsip kehati-hatian.
- Bebas Data Kependudukan Rahasia: Kami TIDAK PERNAH meminta atau menyimpan Nomor Induk Kependudukan (NIK KTP), Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), NUPTK, data biometrik, maupun rekening bank.
- Cukup Identitas Lokal Sekolah: Pengenal pengguna cukup menggunakan Nama, ID Siswa / ID Guru, atau Nomor Urut Presensi Kelas.
- Pembatasan Tujuan Tertutup: Data hanya diolah untuk keperluan rekap kehadiran harian dan penilaian akademik kelas internal sekolah.
- Integritas & Kerahasiaan: Keamanan data dilindungi dengan enkripsi modern sesuai standar industri perbankan dan ISO 27001.
Peran Pihak Ketiga & Kepemilikan Data
Mengenai peran pengelolaan data:
-
Satuan Pendidikan (Sekolah) sebagai Pengendali Data (Data Controller):
Sekolah bertindak mandiri sebagai pihak yang menentukan siswa mana yang didaftarkan ke sistem kelas untuk keperluan belajar mengajar. Sekolah memegang kepemilikan penuh atas data akademik muridnya. -
EsensiHub sebagai Penyedia Platform Pihak Ketiga (Data Processor):
Kami bertindak selaku pihak ketiga penyedia teknologi perangkat lunak (SaaS) yang hanya memproses dan menampilkan rekap data kehadiran dan tugas atas instruksi dan pemanfaatan langsung oleh guru dan sekolah.
Jenis Data yang Dikumpulkan (Minimisasi Data)
Untuk menjaga privasi dan keamanan peserta didik, kami membatasi data yang dikumpulkan hanya pada informasi mendasar yang dibutuhkan untuk absensi dan tugas:
| Kategori | Data yang Digunakan | Keterangan & Tujuan |
|---|---|---|
| Data Identitas Kelas | Nama siswa/guru, ID Siswa / ID Guru (atau Nomor Absen kelas), nama rombel, nomor WhatsApp orang tua. | Identifikasi daftar absensi kelas dan pengiriman ringkasan kehadiran ke wali murid. (Tanpa NIK & Tanpa NISN). |
| Data Lokasi Presensi (GPS) | Koordinat lintang (latitude) & bujur (longitude) saat tombol absen ditekan. | Verifikasi keberadaan fisik siswa dalam radius geofencing 30m kelas. (Tidak dilacak di luar jam sekolah). |
| Data Teknis & Perangkat | Pengenal perangkat (Device ID) & status Fake GPS/Mock Location. | Mencegah titip absen antar teman dan menjamin kejujuran presensi. |
| Data Pembelajaran & Nilai | Lembar jawaban kuis/CBT online, file tugas, nilai angka, catatan motivasi guru. | Otomasi rekap buku nilai dan buku rapor kelas untuk guru. |
Kami tidak pernah meminta berkas Kartu Keluarga, NIK KTP anak, NISN nasional, maupun data perbankan. Penggunaan nomor absen lokal sekolah memberikan rasa tenang, kenyamanan, dan perlindungan privasi maksimal bagi pihak sekolah dan keluarga siswa.
Batasan Ketat Privasi Lokasi GPS
Kami memahami kekhawatiran orang tua dan peserta didik mengenai privasi lokasi. Oleh karena itu, EsensiHub memberlakukan arsitektur privasi lokasi terketat:
Hanya membaca koordinat GPS saat siswa secara aktif menekan tombol "Absen Masuk" atau "Absen Pulang". Sinyal langsung dicocokkan dengan titik perimeter kelas yang disetujui sekolah.
Kami TIDAK PERNAH melacak riwayat perjalanan siswa di luar jam sekolah, tidak menjalankan background GPS terus-menerus, dan tidak mengidentifikasi lokasi rumah peserta didik.
Tujuan Pengolahan Data
Data pribadi Anda hanya digunakan untuk keperluan resmi berikut:
- Memverifikasi kehadiran fisik peserta didik di sekolah secara objektif tanpa antrean kamera selfie.
- Membangkitkan rekap absensi harian, bulanan, dan semester dalam format tabel spreadsheet Excel siap unduh untuk arsip buku induk sekolah.
- Mengirimkan laporan status kehadiran kepada orang tua/wali murid melalui pesan otomatis WhatsApp.
- Menyediakan platform pengumpulan tugas, kuis interaktif, dan ujian CBT bebas contek.
- Melindungi ekosistem aplikasi dari upaya manipulasi sistem (deteksi fake GPS, multiple login device abuse).
Penyimpanan & Keamanan Server
Seluruh infrastruktur data EsensiHub ditempatkan pada Pusat Data Tier-3 di Jakarta, Indonesia yang berkecepatan tinggi dan telah mengantongi sertifikasi ISO 27001 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi).
Perlindungan Khusus Data Anak di Bawah Umur
Mengingat sebagian besar peserta didik adalah anak sekolah, EsensiHub memperlakukan data peserta didik dengan perlindungan ekstra ketat dan penuh kehati-hatian.
Pendaftaran akun peserta didik tidak dapat dilakukan secara mandiri oleh masyarakat umum, melainkan wajib didaftarkan oleh Satuan Pendidikan resmi melalui persetujuan wali murid saat proses penerimaan siswa baru atau registrasi semester.
Hak Pemilik Data Pribadi
Sebagai pengguna, pihak sekolah dan wali murid memiliki kendali dan hak penuh atas data sebagai berikut:
- • Hak Mendapatkan Informasi: Berhak mengetahui kejelasan jenis data yang diproses dan tujuan pemrosesannya.
- • Hak Koreksi & Pembaruan: Berhak meminta pembetulan atas kekeliruan data identitas siswa melalui operator sekolah.
- • Hak Penghapusan (Right to Erasure): Berhak meminta penghapusan akun dan data terkait setelah peserta didik lulus atau pindah sekolah.
- • Hak Portabilitas Data: Pihak sekolah berhak mengunduh seluruh arsip data absensi dan nilai dalam format terbuka (.CSV/.Excel/PDF).
Retensi & Penghapusan Data
Data presensi dan tugas akademik disimpan selama masa kerja sama sekolah aktif, ditambah masa tenggang arsip akademik maksimal 3 (tiga) tahun untuk keperluan buku induk dan kelengkapan administrasi sekolah. Setelah masa tersebut berakhir atau atas permintaan resmi tertulis dari pihak sekolah, data akan dimusnahkan secara permanen dari server aktif kami.
Kontak Dukungan Privasi & Data
Apabila Anda memiliki pertanyaan, permohonan hak subjek data, atau pengaduan mengenai kebijakan ini, silakan hubungi Tim Data Protection Officer kami melalui saluran resmi berikut: